Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

Hvordan bruke UD-arkivene?

Prosjektleder Ragnhild Elisabeth Morberg fra Stiftelsen Asta og underdirektør Erling Søraa i Utenriksdepartementet .

Utenriksdepartementet (UD)

  • Opprettet 7. juni 1905, samme dag som unionsoppløsningen med Sverige.
  • Ved etableringen flyttet UD inn i lokaler i Victoria terrasse i Oslo, hvor departementet fortsatt holder til.
  • Utenriksdepartementets (UD) oppgave er å arbeide for Norges interesser internasjonalt. Norges interesser bestemmes blant annet av vår geografiske plassering i et strategisk område, vår åpne økonomi, vår posisjon som kyststat og forvalter av store marine ressurser og omfattende eksport av olje og gass.

Kilde: Regjeringen.no

Det var hovedtema for Arkivverkets arrangement 25. april på Riksarkivet på Sognsvann i Oslo: Norge og verden: Utenriksarkivene.

Etterspurte arkiver
Arkiver etter den norske utenrikstjenesten er mye etterspurt av studenter, forskere, forfattere og andre. I Riksarkivet finnes nærmere 2500 hyllemeter med arkiver fra Utenriksdepartementet (UD) fra 1905-69. I tillegg er det oppbevart arkiver etter ca. 50 norske ambassader og langt over 100 konsulater rundt omkring i verden. UDs arkiver fra 1960-årene ble nylig gjort tilgjengelige for bruk i Riksarkivet. Om alt går som planlagt vil også sakarkivene fra perioden 1970-1979 kunne bli tilgjengelige i løpet av året.

Innhold, oppbygning og innsyn
Få kjenner innholdet i disse arkivene bedre enn prosjektleder Ragnhild Morberg fra Stiftelsen Asta. Hun ga en rask innføring om innhold og oppbygning av utenrikstjenestenes arkiver, og hvordan man kan finne frem i dette rikholdige materialet. Å få arkivene hjem fra utenriksstasjonene kan være atskillig mer utfordrende enn det umiddelbart høres ut som. Det ga innlegget til underdirektør Erling Søraa fra Utenriksdepartementet gode eksempler på. Søraa informerte også om innsyn i nyere arkiver fra UD. Mer om det lenger ned i artikkelen.

Arkivnøklene er inngangsporten
Og for å starte med spørsmålet i overskriften: Hvordan bruke UD-arkivene? Om du ønsker å søke i dette materialet har du to, raske muligheter. Enten kan du gå inn på arkivverket.no og skrive Utenriksdepartementet i søkefeltet. Da får du opp Arkivverkets veiledning for Utenriksdepartementets arkiver. Eller du kan gå via Arkivportalen.no, søke opp UD-arkivene og finne frem til digitalt arkiv. I begge nettressursene får du tilgang til UDs arkivnøkler.

Arkivnøkler
Inngangsnøkkelen til sakarkivene er Veiledning til bruk av UDs arkivnøkkel. I nøkkelen som ble brukt fra 1940 til og med 1994 finner du 99 forskjellige hovedtemaer. De enkelte land har fått sitt eget nummer i en geografisk liste. Flere temaer er systematisert etter det enkelte land, så dette nummeret finner man igjen på slutten av mange arkivkoder. Er du mer interessert i materiale etter utenriksstasjonene skapt mellom 1905 og den andre verdenskrig, er det Den improviserte arkivnøkkel av 1905 og Arkivordningen av 1924 som gjelder. Alle nøklene er organisert tematisk, og er lette å bruke. Både 1905-nøkkelen og 1924-nøkkelen ble brukt ved stasjonene til og med andre verdenskrig. Enkelte stasjoner tok imidlertid ikke i bruk 1924-nøkkelen, og brukte i stedet 1905-nøkkelen helt frem til rundt 1950.

Stor historisk verdi
-UD-arkivene er av stor historisk verdi og utgjør en kildemessig skattekiste for forskere, studenter og journalister, sa Ragnhild Morberg. Arkivverket har tilgang til mer søkeverktøy enn privatpersoner har. Morberg oppfordret derfor interesserte til å ta kontakt med Arkivverket for å få hjelp til å finne riktig informasjon.

Selv om tiden ble knapp rakk Morberg å nevne eksempler fra materialet, blant annet Woxen-saken. Denne og flere andre historier har vi beskrevet tidligere i artikler på vår hjemmeside:

Må søke om innsyn om arkivene på UD
Materialet på Riksarkivet et i utgangspunktet tilgjengelig for alle, med mindre det er satt spesielle restriksjoner. Innsyn i arkiver som fremdeles blir oppbevart på UD, må det imidlertid søkes spesielt om. Forskningsmessige innsyn blir gitt ved masternivå. Det kreves anbefaling fra veileder, spesifisering og avgrensning av oppgaven og materialet må være avgradert uten klausulering. Det er til enhver tid 20 forskere som har tilgang til dette materialet. Få saksbehandlere gjør at kapasiteten er noe redusert, og det kreves skriftlig søknad. UD har lagt til rette med blant annet eget forskerrom i Nordkvartalet i Victoria terrasse i Oslo.

Tilgang til gradert materiale
Ønsker du tilgang til gradert og klausulert materiale krever dette sikkerhetsklarering, og autorisasjon for aktuell gradering. Denne blir gitt av arkivseksjonen i UD. Du må også undertegne taushetserklæring, det er restriksjoner på kopiering og du blir pålagt manuskontroll før publisering.

Det blir gitt innsyn bare i saker som er avsluttede, og saksbehandlingen av innsynet blir gjort i samarbeid mellom arkivseksjonen og fagseksjonene. Det blir naturligvis også gitt innsyn i partsforhold og etter Offentlighetslova.

GODT BESØKT: Mange hadde tatt turen til Riksarkivet for å høre om UD-arkivene. Nederst til høyre: Underdirektør Erling Søraa fra UD holder innlegg.

 

Unik dokumentasjon
Konsulære saker er en viktig oppgave for utenrikstjenesten.

-Vi har brukt store ressurser på dette materialet, fordi dette er dokumentasjon på norsk utenrikstjeneste som er svært viktig. Dette er gjort i samarbeid med Arkivverket og Stiftelsen Asta, sa underdirektør Erling Søraa fra UD. Materialet gir unikt innblikk i de store emigrasjonsbølgene, skipsfart og fiskeeksport, den kalde krigen og andre kriger, nedrustning fred og forsoning, utvikling og bistand og havrett.

Stiftelsen Asta
Stiftelsen Asta har hatt sammenhengende rammeavtaler om ordning av papirarkiver med Utenriksdepartementet siden 2005. I 2012 ble samarbeidet med Stiftelsen organisert i et ordningsprosjekt av UDs sakarkivserier fra 1960 til 2010. Hele 5000 hyllemeter med uordnede papirarkiver ble identifisert i kartleggingen. Samtlige avsluttede papirarkiver vil være ordnet og klargjort for avlevering når dette blir avsluttet ved utgangen av året. Etter modell av ordningsprosjektet jobber UD med prosjekt Ta Norge hjem, et prosjekt som skal sikre alle stasjonsarkivene.  

Over en halv mil med UD-arkiver
-Om man stilte opp alle arkivboksene som har blitt ordnet fra Victoria terrasse etter hverandre? Da ville man ende opp et sted mellom Sognsvann og Ullevålsseter i Oslomarka, smilte Søraa.

Materiale fra utenriksstasjonene
Utenriksstasjonene er selvstendige arkivskapere. Materialet som er blitt skapt her har ofte vært lagret under dårlige, klimatiske forhold. Akkurat hvor omfattende det kan være nettopp å bringe hjem et stasjonsarkiv ga Søraa et eksempel på:

Fra Rio til sauefjøs på Bogstad gård
Fra generalkonsulatet i Rio de Janeiro i Brasil ble 40-50 hyllemeter med arkivmateriale fraktet hjem til Norge i 1971. Mange dokumenter daterte seg tilbake til 1870. Etter en lengre, mellomlagring i konteiner på havna i Antwerpen, kom materialet omsider til Norge. Her ble materialet til slutt lagret på sauefjøset på Bogstad gård i Oslo, fordi alle magasinene i UDs lokaler var fulle. Arkivet ble etter hvert flyttet til bedre lokaler et annet sted på Bogstad gård, selv om heller ikke dette var lokale som egnet seg for lagring av arkivmateriale. Da Oslo kommune sa opp leieavtalen med UD, måtte 850 meter med arkivmateriale renses for muggsopp, støv og sot, det hele utført i fullt verneutstyr. Rense- og flytteprosjektet som ble utført her går i Stiftelsen Asta bare under betegnelsen «Bogstad-prosjektet». Arkivet fra Rio ble siden sendt til Sverige for muggsanering.

Evig hvile i Arkivverket
Nå er altså mye av dette materialet blitt stedt til hvile for evigheten i Arkivverkets lokaler på Sognsvann. Noe står fortsatt oppstilt i magasinet til Stiftelsen Asta i påvente av ordning.

-Fortsatt blir det skapt papirarkiver ved en del utestasjoner. UD har imidlertid håp om at alle papirarkiver skal være ordnet og gjort klar for avlevering til Arkivverket innen utgangen av 2018, avsluttet underdirektør Erling Søraa i Utenriksdepartementet.

27. april 2018

Kontakt oss