NVE (Norges vassdrags og energidirektorat) har hatt ute en stor anbudskonkurranse for ordning, mediekonvertering og uttrekk av etatens arkiver. I begynnelsen av mai ble det klart at Stiftelsen Asta ble tildelt kontrakten i konkurranse med andre leverandører på arkivtjenester.
Potensiell verdi på 14 millioner kroner -Vi har inngått en rammeavtale om å mediekonvertere NVEs papirmateriale, kart, tegninger, foto og film. I avtalen inngår også bistand til å få på plass godkjente bevaring -og kassasjonsregler (BK-plan) for NVEs arkivmateriale. Det er snakk om mediekonvertering av nærmere 1200 hm papirmateriale fra NVEs hovedkontor og regionskontorer, og avtalen har en potensiell verdi på 14 millioner kroner, sier Frode B. Reime. Han leder Avdeling for arkivordning og mediekonvertering i Stiftelsen Asta.
Stort omfang
NVE har anseelige mengder med arkivmateriale som ikke er digitalt tilgjengelig. Arkivene er lokalisert på seks ulike lokasjoner; NVEs hovedkontor og på regionskontorene ved Tønsberg, Hamar, Trondheim, Førde og Narvik. Alt vil hentes inn til stiftelsens lokaler i Oslo og Vestby, hvor digitaliseringsarbeidet vil foregå.
Frode B. Reime leder Avdeling for arkivordning og mediekonvertering i Stiftelsen Asta.
Besparelser
-Digitalisering av NVEs eldre arkivserier vil kunne gjøre materialet mer tilgjengelig, og effektivisere saksbehandlingen. Mediekonvertering gir dessuten store besparelser ved at man slipper kostnader til arkivlokaler for oppbevaring av arkivmateriale, forteller Reime. Samtidig vet vi at Arkivverket ønsker flest mulig arkiver mediekonvertert for fremtidig tilgjengeliggjøring på Digitalarkivet.
Tilgjengeliggjøring Han forklarer at NVE ønsker å digitalisere materialet i sine bortsettingsarkiver, og gjøre dette tilgjengelig og søkbart (OCR). NVEs arkiver er viktige, og inneholder blant annet informasjon om alle landets vassdrag og demninger, i tillegg til konsesjoner vedrørende kraftproduksjon. Historikk som går over lang tid blir dermed enklere tilgjengelig, og kan tas hensyn til i saksbehandlingen. Digitalisering av bortsettingsarkivene vil således kunne bidra til økt kvalitet, en effektiv saksbehandling og bedre «NVE-produkter».
Automatisering
-NVE skal i årene som kommer legge til rette for hel- og delvis automatiserte saksbehandlingsprosesser. For å få best mulig kvalitet og redusere tidsbruk vil tilgang til digitale dokumenter/informasjon være en forutsetning, forklarer han.
Det mediekonverterte materialet skal oppfylle kravene fra Arkivverket for å kunne deponeres og avleveres.
Større forutsigbarhet
-Avtalen som nå er inngått gir stiftelsen en enda større forutsigbarhet i planleggingen av arbeidet i årene fremover, avslutter en fornøyd Frode B. Reime i Stiftelsen Asta.
Comments