-Størst på digitalisering av sakarkiver

Avdelingsleder Frode B. Reime sier stiftelsen er godt rustet til å møte den digitale utviklingen.

Overgangen fra tradisjonell ordning og avlevering av papirarkiver til mediekonvertering og avlevering digitalt har gått fort. Stiftelsen har gjort store investeringer for å møte denne utviklingen.

-Det er en dreining i markedet som har skjedd veldig raskt, og raskere enn det vi hadde forutsett, sier avdelingsleder Frode B. Reime i Stiftelsen Asta.

En generell utvikling Årsaken finner vi i den generelle utviklingen med en stadig større forventning i samfunnet til digital tilgang til alle typer arkiver. Arkivverket (AV) har de siste årene også oppfordret arkivskapere til i stadig større grad å digitalisere arkivene sine før avlevering. I tillegg er det mange virksomheter som har begynt å digitalisere papirarkivene sine til eget bruk. Dermed kan de kassere egne papirarkiver. Noen av de umiddelbare gevinstene er å spare plass og å si opp leieavtaler, samt å gi egne saksbehandlere og andre enkel tilgang til arkivene.

Hurtig tempo For Stiftelsen Asta har utviklingen skjedd raskt, men ikke uventet. Fra knapt å ha digitalisert et dokument for tre år siden, omhandler digitalisering av papirarkiver nå omtrent halvparten av alle ordningsoppdrag. 70% av ordrereservene våre i årene fremover handler om digitalisering. Ved overgangen til mediekonvertering har stiftelsen også utvidet driften med en avdeling i Vestby, hvor deler av mediekonverteringen foregår. Betydelige ressurser er investert i skannere, og alt er lagt til rette for videre vekst.

Stiftelsen Asta har utvidet driften med en avdeling i Vestby. På bildet ser vi skanneoperatørene Heidi Tinbod Stokke Remen og Vegard Lockert.

Stor fordel -På markedet for ordning av papirarkiver for avlevering har vi vært desidert størst og ledende i snart 25 år. Nå skulle vi inn på et område med allerede etablerte aktører. Stadig flere utlysninger som kommer nå handler jo om mediekonvertering av sakarkiver, sier Reime. Tidligere gjaldt de fleste utlysningene om digitalisering eiendomsarkiver og liknende som kommunene gjerne ville tilgjengeliggjøre digitalt.

-Det hadde ikke vært veldig mange store prosjekter som har gått på mediekonvertering av sakarkiver. Den samme arkivfaglige kompetansen og erfaringen som vi har bygd oss opp gjennom tjue år på papiravlevering vil fortsette å gjelde for digitalisering. Det er tross alt de samme arkivene der ute som vi i stiftelsen alltid har håndtert som nå skal til pers, enten de til slutt skal avleveres på papir eller digitalt. Det er vår store fordel, slår Reime fast.

Arkivfaglig kompetanse fortsatt viktig Digitalisering av sakarkiver kan være arkivfaglig krevende, og Reime deler det i to bolker: Har arkivene en elektronisk journal, eller har de det ikke. Dersom de har elektronisk journal kan man ta uttrekk av den, og bruke metadataene i mediekonverteringen.

-Det er temmelig effektivt og rimeligere for kunden. Om arkivene er eldre og ikke har elektronisk journal kreves det mer arkivfaglig kompetanse. Da skal de i de fleste tilfeller også følge en ISAD(G)G struktur (ISAD(G) står for General International Standard Archival Description og er en internasjonal standard for arkivbeskrivelse, red. anm.), forklarer han.

Papir eller digitalt – mange likheter

Arkivene ser like ut når de kommer inn, enten de skal ordnes på vanlig måte eller om de skal mediekonverteres. Materialet må i stor grad gjennomgås, systematiseres, ordnes og arkivbegrenses, kasseres og så videre. Slik sett har den faglige overgangen ikke vært så stor, synes han.

Et resultat av dette tror han er at medarbeidere har kunnet omstille seg til digitalisering veldig enkelt. Nettopp fordi en veldig stor del av prosessen med papirarkivene er ganske lik frem til materialet skal gjennom skanneren.

Vunnet store anbudskonkurranser -Sånn sett har ikke overgangen vært så stor, men det er klart det har fått konsekvenser for den interne logistikken og infrastruktur. Vi har omstilt og bygd oss opp på veldig kort tid. Vi har investert betydelig i skannere og øvrig infrastruktur. Så det har vært en tung satsing fra stiftelsen de siste to årene. Alt dette har gitt resultater. Vi har jo vunnet de fleste store anbudskonkurranser på mediekonvertering av sakarkiver, sier en fornøyd Reime. Han legger til:

-Vi opplever at mange av våre kunder setter pris på og vektlegger den arkivfaglige erfaringen og kompetansen til stiftelsen, også når det kommer til mediekonvertering, sier han.

Digitalisering av papirarkiver utgjør nå om lag halvparten av alle ordningsoppdrag i stiftelsen. Bildet er tatt i stiftelsens lokaler i riksarkivbygningen.

«Ta Norge hjem» Den største avtalen på mediekonvertering er UD-prosjektet «Ta Norge hjem». Stiftelsen har nå startet jobben med å digitalisere mer enn 3 000 hyllemeter fra alle Norges 100 ambassader rundt om i verden.

-Vi har også flere store langsiktige rammeavtaler som i stor grad omhandler digitalisering av sakarkiver og annet. Så det har vært en kraftig vekst i mediekonvertering, slår avdelingslederen fast.

Må stiftelsen også tenke nytt om drift som følge av overgangen fra papir til digitalisering?

-Det har vært utfordringer med den raske veksten og omstillingen internt. Asta har nå passert mer enn 40 ansatte, vi har aldri vært flere. Dreiningen mot ren digitalisering vil kanskje kunne påvirke hvordan vi rekrutterer i fremtiden, men vi vil alltid ha behov for den arkivfaglige kompetansen Asta er kjent for, oppsummerer Reime.

Endringer i Arkivloven Arkivverket forvalter Arkivloven og to tilhørende forskrifter: Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Arkivloven med forskrifter tok til å virke fra 1999. Tidligere måtte arkiver avleveres til AV i det samme formatet som de var blitt skapt i. Siden den gang er Arkivloven med forskrifter blitt endret flere ganger. Kravet om avlevering på samme format ble endret for få år siden, og i dag oppfordrer Arkivverket til at arkiver helst blir avlevert digitalt.

Pålagt mediekonvertering? I ny arkivlov med forskrift vil det antakelig bli lagt opp til at AV kan nekte å ta mot arkiver på papir i fremtiden.

-På den måten vil virksomheter kunne bli pålagt å mediekonvertere arkivene sine. Da vil nok markedet for avlevering av papirarkiver på papirarkiver antakelig i stor grad begrense seg til privatarkiver. Alle statlige arkiver vil høyst sannsynlig bli mediekonvertert i fremtiden, sier Reime.

Betydelige ressurser er investert i skannere, og alt er lagt til rette for videre vekst.

Digitalisering og OCR-lesing er teknologi som gjør tilgjengeliggjøring av arkivmateriale mulig på en helt annen måte enn for tradisjonelle papirarkiver. Tror du dette er med på å legge føringer for hvor raskt skiftet mot full mediekonvertering skjer?

-Vi ser jo det allerede. Arkivverket satser jo stort på AI (kunstig intelligens, red. anm.) Arkivverkets nye digitalarkiv som vil komme om noen år vil endre veldig mye. Det er jo en forventning om at alt skal havne der på sikt, sier Reime.

Hvor raskt tror du denne utviklingen går? Ser vi så lang tid inn i fremtiden at vi nesten snakker ‘science fiction’? -Her holder AV kortene veldig tett til brystet. Alle vet jo at det nye digitalarkivet kommer, men ingen bortsett fra AV vet vel helt hva det vil innebære. Men at det vil skape en forventing om at alt leveres digitalt og blir tilgjengeliggjort der, det er jo et faktum. Og alt som digitaliseres vil jo også OCR-leses. Så da vil man kunne søke i dokumenter og annet, sier han.

Asta 7 Utviklingen av Asta 7 er nå helt i sluttfasen. Registreringsprogrammet for historiske arkiver vil gi stiftelsen mange muligheter. Der Asta 5 bare var en ren katalogfunksjon, vil man i Asta 7 også kunne ta inn digitaliserte arkiver inkludert de mediekonverterte dokumentene.

Brytningstid for stiftelsen

-Asta Innsyn er en integrert del av Asta 7. Dette er vår løsning for å få tilgang til materialet, og som vi tilbyr ut i markedet. I Asta 7 kan man få tilgang til arkivene sine med filer. I tillegg kan man legge til informasjon fra fagsystemer og annet inn i samme løsning. Så sånn sett er stiftelsen inne i en brytningstid med overgang fra tradisjonell ordning på papir til mediekonvertering, og lanseringen av Asta 7 med alle de mulighetene det innebærer.

Privatmarkedet neste trinn? -Til nå har vi konsentrert oss om det samme markedet som vi alltid har jobbet opp mot. Det er jo i hovedsak stat og kommune som har plikt til å avlevere arkivene sine, og privatarkiver som skal ordnes for avlevering. Digitaliseringsmarkedet er det samme markedet vi alltid har operert i. Vi har jo etter hvert blitt en stor aktør. Med de støttefunksjonene vi har med Asta 7 ser vi for oss at vi kan se mot det private markedet på digitalisering som andre ting enn rene arkiver. Kanskje er det neste steg, sier Reime.

Godt rustet

Han trekker frem stiftelsens andre avdeling for elektroniske arkiver som også opplever også en stor vekst.

-Stiftelsen opplever stor pågang både med tanke på uttrekk av sakarkivsystemer og fagsystemer og konsulenttjenester innen elektroniske arkiver. Vi går spennende år i møte, og er godt rustet til å møte den digitale utviklingen, avslutter en optimistisk Frode B. Reime i Stiftelsen Asta.